Motywacja i system motywacyjny

Zmotywowani pracownicy nie wymagają ciągłej kontroli i “stania nad głową”, a mimo to osiągają lepsze efekty – motywowanie jest więc dobrą inwestycją. Odpowiednio dobierając narzędzia można zrealizować ją bez ponoszenia dużych finansowych nakładów, bo pieniądze nie są wcale najważniejszym z motywatorów. Musi jednak istnieć spójny system, obejmujący całą organizację, aby motywacja pracowników była trwała i dobrze ukierunkowana.

Czym jest motywacja?

Motywacja nadaje energię zachowaniu i ukierunkowuje je na osiągnięcie określonego celu. Składa się z motywów, pobudzających do podjęcia działania.

Istnieją trzy poziomy motywacji: automotywacja (motywujesz sam siebie), współmotywacja (motywujecie się nawzajem, w zespole) oraz motywacja zewnętrzna (odgórna; motywuje Cię Twój przełożony). Pochodząca “z wewnątrz” automotywacja jest najbardziej autentyczna i najtrwalsza – a więc i najbardziej wartościowa.

Z kolei najlepszą z motywacji opartych o automotywację jest samorealizacja, czyli pozwolenie człowiekowi na robienie tego, co go interesuje i co lubi oraz osiągania w tym obszarze sukcesów. Aby uruchomić ją, trzeba dobrze poznać potrzeby, zainteresowania i motywy działania człowieka, a następnie stworzyć mu warunki do wykorzystania swoich możliwości.

Teorie motywacji

Zanim zbuduje się system motywacyjny, dobrze poznać kilka najważniejszych teorii motywacji:

Teoria potrzeb Maslowa

Wyróżnia ona pięć kluczowych kategorii potrzeb, przedstawionych w kształcie piramidy. Rozpoczynając od jej podstaw są to: potrzeby fizjologiczne, bezpieczeństwa, przynależności, uznania oraz samorealizacji. Według Maslowa potrzeby wyższej rangi mogą być zaspokojone dopiero, jeśli zaspokojone zostaną potrzeby niższe.

Silne motywacja i zaangażowanie budzą się dopiero w wyniku zaspokajania wyższych potrzeb. Mimo to, najpierw firma musi zadbać o pewność zaspokojenia dwóch podstawowych potrzeb: fizjologicznych (toaleta, dach nad głową, przerwa na posiłek, …) oraz bezpieczeństwa (pewność pensji, znajomość obowiązków, celów i sposobów oceniania, …).

Dwuczynnikowa teoria motywacji Herzberga

Wyróżnia ona dwie grupy czynników motywujących: zewnętrzne oraz wewnętrzne. Zewnętrzne są czynnikami niezadowolenia – odnoszą się do środowiska i kontekstu pracy; odpowiadają za likwidowanie niezadowolenia, lecz nie niosą satysfakcji. Wewnętrzne są czynnikami zadowolenia – dotyczą treści pracy człowieka i odpowiadają za podnoszenie satysfakcji z jej wykonywania.

Dla pobudzenia silnej motywacji kluczowe są czynniki wewnętrzne. Realizują potrzeby takie jak: potrzeba osiągnięć, uznania, poczucia realnego wpływu czy satysfakcji płynącej z wykonywanej pracy. Firma musi stworzyć możliwości ich realizacji.

Teoria osiągnięć

Według niej człowiek dąży do celu w wyniku wiary w powodzenie działania, siły motywu (potrzeby) oraz zachęty związanej z jego osiągnięciem. Według tej teorii potrzeba osiągnięć jest najsilniejszym z motywów.

Aby wspomagać jej realizację, warto

  • dawać pracownikom dużą swobodę działania;
  • umożliwiać osiąganie ambitnych celów;
  • nagradzać ich osiągnięcie.

Teoria oczekiwań

Według niej motywacja człowieka zależy od:

  • pożądanych rezultatów działania oraz
  • oczekiwania, że zostaną one przez niego osiągnięte.

Wskazuje to, jak ważne dla motywacji pracowników są stawiane przed nimi zadania. Rezultaty ich wykonania powinny być jasne, a cele pozostawiające pewność, że są możliwe do osiągnięcia.

Teoria popędu

Mówi ona, że na motywację do podjęcia działania mają wpływ odnoszące się do niego doświadczenia z przeszłości. Każde działanie pobudza określone bodźce. Jeśli w przeszłości wiązała się z nim przyjemność (satysfakcja), to ponownie pobudzone bodźce motywują człowieka do wykonania działania po raz kolejny.

Dlatego konieczne jest wsparcie pracowników podczas wykonywania działań po raz pierwszy, aby nie “spalili się” przy tym, wiążąc z działaniem raczej satysfakcję niż gorycz porażki.

Teoria sprawiedliwości

Według teorii pracownikowi należy się sprawiedliwe wynagrodzenie za włożoną pracę. Odchylenia od tej reguły powodują wystąpienie napięć skłaniających go do działań korygujących, np. do spadku zaangażowania. Kluczowa dla motywacji pracowników jest sprawiedliwość wewnątrz firmy: czy sukcesy są równie mocno doceniane? czy wynagrodzenia odpowiadają rzeczywistemu wkładowi pracowników?

Sprawdzoną metodą motywacji jest przykład osobisty – szczególnie osób znajdujących się wyżej w hierarchii organizacji. Stąd przełożeni i osoby starsze rangą muszą konsekwentnie realizować własne zalecenia. Jeśli działaniem zaprzeczają tworzonym zasadom i wydawanym poleceniom, zmniejszają zaangażowanie i zaufanie pracowników. Sprawdza się powiedzenie, że “ryba psuje się od głowy”.

System motywacyjny

Motywowanie jest oddziaływaniem na motywy postępowania ludzi tak, by swoim zachowaniem osiągali cele, które uznają za korzystne dla siebie, a które jednocześnie są korzystne dla osoby motywującej.

System motywacyjny porządkuje sposoby określania tych celów oraz oddziaływania na motywy pracowników. W praktyce składa się on z regulaminów i procedur będących częścią systemów mających wpływ na motywację pracowników. Są to systemy: szkoleń, rozwoju, ocen, wynagrodzeń oraz awansów. System motywacyjny jest więc spoiwem, łączącym kilka systemów HR w jedną całość. Powinien on uwzględniać specyfikę firmy – jej wielkość, branżę, strukturę, kulturę organizacyjną itp. Dodatkowo powinien współgrać z elementami zarządzania strategicznego w firmie:

- misją, która sama w sobie jest narzędziem motywacji, wskazuje sens pracy i tworzone dzięki niej wartości

- wartościami będącymi najważniejszymi drogowskazami dla zespołu, budującymi poczucie wspólnoty

- celami koncentrującymi pracowników na dążeniu do wspólnego sukcesu

System motywacyjny składa się z wielu elementów. Przypominać może kafeterię, w której każdy wybiera sobie “ciastko”, które najbardziej go motywuje. Przyjrzyjmy się najważniejszym z czynników motywacji oraz zaspokajającym je “ciastkom” – metodom i narzędziom motywacji:

Jak widać w tabeli, finanse odgrywają niewielką rolę w procesie motywowania pracowników. Im bardziej stanowisko oparte jest na wiedzy i kreatywności, a nie na powtarzalnych czynnościach – tym słabiej motywują pieniądze.

Wynagrodzenie odpowiadające wykonywanej pracy nie jest motywatorem, ale czymś oczywistym i wymaganym. A jednak, jeśli go zabraknie – może demotywować (p. dwuczynnikowa teoria motywacji Herzberga) . Dla osiągnięcia silniejszego zaangażowania potrzeba silniejszych niż pieniądze “armat” motywacyjnych.

Budowa systemu motywacyjnego

Standardowy proces budowy systemu motywacyjnego składa się z pięciu kroków:

1. Zbadanie potrzeb i preferencji pracowników – co najbardziej motywuje Twoich pracowników? Jaka jest efektywność dotychczasowych narzędzi motywacji?

2. Analiza systemów ocen, wynagrodzeń, awansów, rozwoju i szkoleń – jak rozwiązania zastosowane w systemach wpływają na motywację pracowników? Które z elementów są bodźcami pozytywnymi, a które negatywnymi?

3. Opracowanie wniosków oraz propozycji zmian w poszczególnych systemach – jak udoskonalić działania systemów pod kątem wpływu na motywację pracowników? Jakie są najważniejsze z nowości?

4. Zredagowanie nowych regulaminów wynagradzania, oceniania, procedur awansu, kwalifikowania na szkolenia itp.

5. Przeszkolenie kadry menedżerskiej i oficjalne wprowadzenie jako obowiązujących zasad

Sytuacja organizacji oraz potrzeby pracowników mogą ulegać zmianom – dlatego system motywacyjny wymaga okresowej weryfikacji i aktualizacji. Inwestycja w motywację pracowników może zwrócić się wielokrotnie. Trwale i silnie zmotywowana kadra jest dla firmy prawdziwym skarbem – czego życzymy wszystkim przedsiębiorcom!